Assistant Administratif - Villeneuve·le-Roi H/F - 95

En charge des aspects administratifs, financiers, contractuels et juridiques des services techniques sous la direction du Chargé de missions administratives

Gestion administrative et financière

L'assistante administrative (AA) épaule la chargée de mission administrative dans la réalisation des tâches suivantes :
* Exécution administrative des marchés travaux (notification des ordres de services, déclarations de sous-traitance). L'AA participera au classement des dossiers, au suivi des actes de sous-traitance
* Réaliser les travaux de bureautique : dactylographie, tri, photocopie, diffusion, notes et documents divers, actualisation des fichiers et rédiger la correspondance courante.
* Exécution budgétaire : engagement interne des marchés.
* Suivi, distribution et classement du courrier, clôture sous Elise
* Assurer la centralisation des informations concernant les places handicapées, la rédaction des comptes-rendus et des courriers suite aux commissions.
* Assistance auprès des techniciens (organiser les visites et les rdv entreprises lors de consultations ou appels d'offres, suivre la gestion des parapheurs en signature)
* Participation au suivi des sinistres et au bon déroulement des expertises : l'AA devra savoir classer les pièces en format papier et numérique et mettre à jour en autonomie les dossiers. Elle devra également s'assurer de la présence des chargés d'opérations aux différentes expertises et enregistrera les rendez-vous sur Zimbra.

Gestion de l'accueil téléphonique
* Accueil téléphonique des personnes ayant une doléance, désirant un renseignement, un rendez-vous.
* Prise et enregistrement des messages téléphoniques
* Saisir et transférer au bon interlocuteur les doléances sur le logiciel E-Atal ou participer à leur signalement auprès des entreprises adéquates.

Gestion des manifestations
* Assurer le suivi des concours « Maisons Fleuries » et « Noël Illuminé »

Maîtrise de l'organisation du service
* Préparer et suivre les réunions en lien avec les missions confiées ci-dessus
* Gestion des prêts de clefs auprès d'intervenants extérieurs