Assistant de Direction - Ivry-Sur-Seine H/F - 95

Rattaché.e au directeur de la jeunesse, l'assistant(e) de direction l'assiste afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, communication, préparation de réunions, suivi de dossiers, accueil, ...). Il (elle) organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et travaille en collaboration avec la responsable administrative et financière sur les dossiers de la direction Jeunesse. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.

oRechercher, préparer, et assurer une assistance organisationnelle, dans l'instruction des dossiers de la direction et leur suivi
oAssurer la gestion journalière de l'agenda électronique du directeur et de la messagerie électronique, préparer les dossiers y afférents
oGérer la tenue du secrétariat de la direction (courrier, note, rapport...)
oOrganiser et préparer les diverses réunions avec des intervenants internes et externes
oParticiper, saisir et diffuser les comptes rendu de réunions de direction
oOrganiser les déplacements du directeur
oTravailler en collaboration avec le (la)
responsable administratif.ve et financièr.e sur les dossiers de la direction
oGérer le planning des congés du personnel de la direction
oAssurer la relation avec l'équipe de la direction, les autres directions et services municipaux, la Direction Générale, le secrétariat des Elu(e)s, les Elu(e)s, les associations locales, les organismes et administrations extérieurs.