Gestionnaire Administratif de la DGA Ressources et de la DRH - Pantin H/F - 95

Vous assurez la gestion des agendas, l'organisation des réunions, la transmission d'informations, la rédaction des courriers, le classement et le suivi des dossiers de la Directrice Générale Adjointe en charge des Ressources et de la Directrice des Ressources humaines. Vous prenez également en charge des missions liées au fonctionnement du département Ressources en général et de la DRH en particulier.

Organisation de l'activité
* Soutien à l'organisation des activités du département et de la direction des Ressources humaines
* Tenir et gérer les agendas en fonction des priorités
* Organiser et préparer des contacts, rendez-vous et réunions
* Rédiger des compte rendus, relevés de décisions, et procès-verbaux des réunions
* Effectuer des prises de note
* S'assurer du suivi des suites à donner des AR/BK et des courriers CODIR

Réalisation de tâches administratives
* Traiter, rédiger, mettre en forme et éditer des courriers et des documents concernant la direction et le département
* Appliquer et s'assurer de l'application des procédures de traitement du courrier et des signatures avec la relecture des parapheurs
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du département, mettre à jour les principaux outils de suivis des dossiers
* Suivre, classer et archiver des dossiers
* Tri des courriels
Gestion de l'accueil
* Accueillir physiquement et téléphoniquement (y compris les visites impromptues)
* Recevoir les appels de la DGA Ressources et de la DRH et transmettre les informations importantes
* Renseigner les interlocuteurs et apporter un premier niveau de réponse et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Contribution à l'organisation des évènements du département Ressources
* Préparer l'organisation matérielle de tous les évènements pilotés par le département Ressources, par exemple: la remise des médailles aux agents de la Ville en lien avec le Cabinet du Maire et le service des relations publiques
* Veiller à la réservation des ressources matérielles nécessaires
* Préparer l'organisation de la remise des chèques cadeaux de fin d'année en lien avec l'assistante du DGS et les gestionnaires carrière et pa