Assistant de Direction - Direction des Consommateurs H/F - Veolia Eau

Veolia Eau, opérateur mondial de référence des services de l'eau assure, pour les collectivités publiques, la gestion déléguée des services d'eau et d'assainissement. Cette activité, qui représente le coeur de métier de Veolia Eau depuis 150 ans, couvre le cycle complet de l'eau. Soucieuse de l'écologie, Veolia travaille à réduire les prélèvements dans les milieux naturels afin de favoriser le recyclage, ainsi que la réutilisation de l'eau pour les villes et les industriels.


Rattaché(e) au Directeur des Consommateurs Eau France (membre de comex), nous recherchons un(e) assistant(e) de direction (F/H) qui sera un(e) véritable acteur(trice) clé du bon fonctionnement de la Direction des Consommateurs. Organisé(e), réactif(ve) et doté(e) d'un excellent sens relationnel, vous assurerez la fluidité des opérations quotidiennes.

Vos missions seront notamment :

- Gestion administrative et organisationnelle :

-Assurer le support administratif du Directeur des Consommateurs Eau France (gestion des appels, des communications et des agendas, gestion des déplacements, réservation de salles, etc.);

-Contribuer à la gestion des déplacements des membres de la Direction nationale des Consommateurs;

-Assurer le suivi et la traçabilité des dossiers dans le(s) domaine(s) d'activité(s) géré(s), en prenant des initiatives pour leur bon avancement : relances pour obtenir les documents et pièces nécessaires au traitement des dossiers, transmission des informations;

-Anticiper les difficultés liées aux délais de traitement des dossiers dans le(s) domaine(s) d'activité(s) géré(s);

-Assurer la gestion des moyens généraux de la Direction et/ou de l'équipe (matériel, fournitures, etc.) en lien avec les interlocuteurs et supports internes dédiés;

-Assurer la saisie et le suivi des factures fournisseurs;

-Préparer les avis d'arrivée des nouveaux embauchés et assurer le suivi des sorties;

-Mettre à jour les listes de diffusion (fichiers Sheets et Google Groupes) et les organigrammes de la Direction et assurer l'alimentation du Drive partagé (contrats Conso, organigrammes, documents de référence)

- Gestion des réclamations et médiation :

-Réclamations Premium : réception, préparation de synthèses et enregistrement dans l'outil IRIS des réclamations adressées à la Direction Générale de Veolia

-Réclamations téléphoniques : prise en charge des appels reçus au siège et accueil physique ponctuel des clients

-Médiateur de l'Eau : gestion de la messagerie dédiée et transfert des dossiers aux régions concernées

-Messagerie Clientèle Eau France : diffusion des demandes et réclamations reçues via la messagerie générique

- Gestion du courrier Consommateurs :

-Coordonner avec le service courrier d'Aubervilliers la réexpédition des plis reçus (environ 150 plis/semaine) et assurer la mise à disposition des étiquettes d'adressage

-Assurer le traitement des notifications judiciaires (créances) adressées au siège : numérisation et transmission aux services Expérience Consommateur en région (10 à 20 plis/semaine)

- Événementiel et logistique :

-Participer activement à l'organisation du Séminaire Consommateurs (environ 200 personnes)

-Apporter un appui à l'organisation de l'Open 200 Conso et de la Matinée Conso

-Assurer la gestion des listes de participants et la coordination logistique associée

-De formation administrative, vous avez déjà exercé des missions similaires auprès d'un membre du Comité Exécutif d'une grande entreprise;
-Vous avez une force de caractère qui vous permet de vous affirmer tout en sachant
écouter;
-Vous savez ajuster vos comportement en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation et du type d'interlocuteur;
-Vous savez organiser et gérer les priorités;
-Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques notamment suite Google;
-Vous savez être rigoureux et efficace dans la gestion des dossiers confiés, dans la durée, en respectant les échéances et es jalons intermédiaires;
- Autonomie, sérieux et discrétion seront vos atouts pour réussir à ce poste.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier