Secrétaire Administrative du Service Culture Sport & Vie Associative - Mairie de Groslay H/F - Communes

Au sein du service Culture, Sport & Vie Associative, la Commune recherche un(e) secrétaire administratif(ve).Accueil du service :- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.- Gérer et suivre les demandes de locations et prêts des salles communales : traitement des demandes, constitution des dossiers, suivi informatique du planning, gestion des clés, rédaction de réponses aux demandes. - Gérer les demandes de prêt de matériels.- Gérer les dossiers de médaille du travail : préparation des courriers, accueil des administrés. - Gérer les états des lieux.- Rédiger les arrêtés liés aux manifestations.Gestion administrative en lien avec le gestionnaire du service :- Élaborer et suivre le budget du service- Rédiger des documents administratifs : délibérations, notes de présentations, décisions, courriers, règlements intérieurs, comptes-rendus...- Rechercher et demander des subventions - Gérer et suivre des conventions financières- Mettre à jour le site internetDéfinition, planification et pilotage des manifestations/évènements de la Commune en lien avec le gestionnaire de service :- Définir et mettre en oeuvre des actions socio-culturelles- Impulser et coordonner les projets culturels- Organiser sur les plans administratif et technique des manifestations/événements : rechercher et sélectionner les prestataires et fournisseurs, les intervenants, les lieux / définir la stratégie de communication (flyers, affichage, diffusion, invitations...) / gérer les relations avec les associations, prestataires extérieurs et les services de la commune - Mettre à jour le tableau informatisé des manifestations - Construire un budget prévisionnel des manifestations- Évaluer le bon déroulement des manifestations à posteriori- Gérer en coordination avec les Services Techniques le prêt et la location de matériels en fonction des besoinsPoste à temps complet36h30 par semaine, du lundi au vendredi

Savoirs :Bonne connaissance du cadre institutionnel des collectivités territorialesBonne culture généraleMaîtrise du secteur culturelSavoir-faire :Capacité à rendre compteEsprit d'analyse et de synthèseQualités rédactionnellesMaitrise des outils bureautiques et informatiquesSavoir-être :Sens de l'organisationSens du relationnelAutonomie, rigueurRéactivitéDisponibilité

• Stratégie de communication
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Esprit d'analyse
• Réactivité
• Sens de l’organisation