Assistant·e de Direction - Mairie de Sarcelles H/F - 95

Sous l'autorité du Directeur Général Adjoint des Services, vous assurez l'ensemble des activités de secrétariat, d'organisation et de coordination permettant le bon fonctionnement de la direction.
À cet effet, vos missions principales sont les suivantes :

1. Assistanat du Directeur Général Adjoint des Services:
Organisation de l'agenda et prise de rendez-vous selon les priorités.
Coordination constante avec le Cabinet du Maire et les partenaires institutionnels.
Gestion des informations importantes, transmission des messages, suivi des dossiers urgents.
Organisation logistique des déplacements.
Appui administratif permanent et relation de confiance avec la hiérarchie.

2. Production de documents et suivi administratif:
Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers et documents variés.
Saisie, mise en page et diffusion de documents.
Classement, archivage, tenue des dossiers.
Suivi de l'exécution budgétaire de la direction.

3. Accueil et gestion des communications:
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.
Filtrage, transmission des messages et orientation vers les bons services.
Adaptation du discours selon l'interlocuteur.
Gestion du courrier entrant et sortant du DGAS.

4. Organisation des réunions:
Préparation des ordres du jour.
Transmission des documents dans les délais.
Prise de notes en réunion et rédaction des comptes rendus.