Les missions du poste
Au sein du Guichet Unique, la Commune de Groslay recherche un agent administratif (h/f) afin d'assurer le remplacement momentané d'un agent absent.Accueil et relation avec les familles- Accueillir, renseigner et orienter les usagers (physiquement, par téléphone ou par courriel),- Assurer la communication avec les familles : envois d'informations, mailings, et gérer les relances.Gestion administrative des dossiers famille / enfance- Gérer les dossiers d'inscription et de suivi pour la scolarité, la restauration, le périscolaire, les accueils de loisirs, les études surveillées et les activités jeunesse,- Gérer les fiches sanitaires et les demandes exceptionnelles (PAI, inscriptions à la présence...),- Suivre les effectifs et les listes d'attente,- Traiter les dérogations scolaires et les dossiers spécifiques,- Assurer le suivi, le classement, l'archivage des dossiers (conformément au RGPD).Suivi administratif et logistique courante- Participer à la gestion du courrier entrant et sortant du service,- Imprimer les listings (Accueil de Loisirs, Restauration Scolaire, etc.),- Envoyer les effectifs hebdomadaires au service de restauration scolaire,- Vérifier la préfacturation et assurer la transmission des données au service comptabilité,- Commander les fournitures pour l'ensemble des services du Pôle,- Contribuer à l'amélioration continue du service rendu aux usagers (qualité, réactivité, écoute).Saisie et gestion des données dans les logiciels métiers- Saisir et mettre à jour les données dans les logiciels dédiés,- Assurer le pointage de régulation des présences et absences sur l'ensemble des activités,- Gérer le Portail Familles : import d'inscriptions/désinscriptions, traitement des certificats médicaux, import des documents fiscaux et CAF,- Paramétrer et assurer le suivi du logiciel enfance (données familles, activités, droits...),- Calculer et enregistrer les quotients familiaux.Poste à temps complet, 35 heures par semaine
Le profil recherché
Savoirs- Bonne connaissance de l'environnement de la Fonction Publique Territoriale,- Bonne connaissance du secteur de l'enfance et de l'éducation,- Maitriser l'outil informatique.Savoir-faire- Sens du service public,- Avoir des qualités relationnelles, sens du dialogue constructif,- Traiter des dossiers administratifs avec rigueur,- Capacités rédactionnelles,- Capacité à rendre compte,- Analyse des dysfonctionnements, force de proposition.Savoir-être- Faire preuve d'initiative et d'autonomie,- Patience, courtoisie,- Capacité d'adaptation,- Aptitude au travail en équipe, dynamisme, - Rigueur, méthode.
Compétences requises
- Gestion des données
- RGPD
- Sens du relationnel
- Travail en équipe
- Dynamisme
- Autonomie
- Pro-activité
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier
- Force de proposition
- Réactivité
- Capacité d’adaptation
- Patience